Beste Hotelreservierungssoftware
Beste Hotelreservierungssoftware auf einen Blick
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Was ist Hotelreservierungssoftware?
Gastgewerbebetriebe nutzen Hotelreservierungssoftware, auch bekannt als zentrale Reservierungssysteme oder CRS, um Online-Buchungen und Reservierungen zu verwalten und einen reibungslosen Transaktionsprozess für Gäste zu gewährleisten. Während die meisten Hotelmanagement-Lösungen eine multikanale Reservierungsfunktionalität bieten, verfügen nicht alle Gastgewerbebetriebe über diese Tools. Einige entscheiden sich möglicherweise dafür, andere tägliche Gastgewerbeoperationen mit separaten Tools zu verwalten und ein dediziertes Reservierungssystem zu verwenden, um sowohl Online- als auch Offline-Buchungen zu bearbeiten. Umgekehrt integrieren die meisten Reservierungsplattformen mit Hotelmanagement- oder Immobilienmanagementsoftware. Unabhängig von der Größe verlassen sich alle Gastgewerbebetriebe, die Reservierungen und Buchungen verwalten, auf diese Tools, um ein aktuelles Zimmerinventar zu führen und die Gästeauslastung zu erhöhen. Die Buchungsmaschine stellt sicher, dass Gäste die aktuellsten Informationen über Verfügbarkeit und Preise erhalten, unabhängig davon, welchen Vertriebskanal sie für die Reservierung nutzen.
Hauptvorteile der Hotelreservierungssoftware
- Zentralisieren Sie multikanale Buchungs- und Reservierungsdaten in einer Oberfläche
- Ermöglichen Sie Online-Buchungen und maximieren Sie den Umsatz
- Pflegen Sie ein Echtzeit-Zimmerinventar, um Überbuchungen und damit verbundene Fehler zu vermeiden
- Vereinfachen Sie den Gästeanmelde- und Stornierungsprozess
Warum Hotelreservierungssoftware verwenden?
Da Verbraucher weiterhin Bequemlichkeit bei ihren Kaufentscheidungen erwarten, benötigen Gastgewerbebetriebe die richtigen Lösungen, um ein reibungsloses Gästeerlebnis von der Reservierung bis zum Checkout zu bieten. Eine dedizierte Buchungsmaschine ermöglicht es Gästen, Zimmer online zu buchen, vereinfacht den Checkout-Prozess und reduziert die administrative Belastung des Hotelpersonals bei der Verwaltung von Reservierungen. Zentrale Reservierungssysteme helfen bei der Verwaltung spezieller Reiseanfragen, wie Gruppenreservierungen oder Geschäftsreisen, indem sie Gruppentarife verarbeiten, Gruppen-IDs zuweisen und alle Vor-Ort-Veranstaltungsreservierungen bearbeiten. Diese Tools ermöglichen es Gästen, nach Belieben zu buchen, sei es über die Hotelwebsite, eine Social-Media-Seite oder eine ähnliche Drittanbieteroberfläche, die Kundendaten in das System überträgt.
Die meisten Hotelmanagement- und Immobilienmanagementsysteme bieten ein gewisses Maß an Funktionalität zur Bearbeitung von Reservierungen und Buchungen, aber ein dediziertes Reservierungstool ist optimiert, um Buchungsinformationen aus allen relevanten Kanälen zu aggregieren, wie Hotelwebsites, soziale Medien, Reservierungs-Callcenter und Reisebüros. Sie tun dies entweder mit ihren eigenen integrierten Funktionen oder mit integrierter Kanalmanagementsoftware. Indem sie ihr eigenes System einrichten, lenken Unternehmen mehr Verkehr auf ihre Website und vermeiden es, Listungsgebühren an Online-Reisebüros (OTAs) wie Expedia oder TripAdvisor zu zahlen, um den Umsatz zu steigern. Darüber hinaus ist es in der heutigen Wirtschaft unerlässlich, Kunden eine Online-Schnittstelle anzubieten – Hotelreservierungstools tun genau das.
Wichtige Geschäftsprobleme, die mit Hotelreservierungssoftware gelöst werden
- Ermöglichen Sie Gästen, Zimmer online nach Belieben zu reservieren
- Reduzieren Sie die Zeit, die das Personal mit der manuellen Verfolgung des Zimmerinventars verbringt
- Verbessern Sie das Kundenerlebnis vom Zimmerbuchen bis zum Zimmer-Checkout
- Verwalten Sie Zimmerpreise über eine Vielzahl von Online-Listings
- Entsperren Sie Buchungstrenddaten, um Marketing- und Verkaufsstrategien zu verbessern
Wer nutzt Hotelreservierungssoftware?
Ob Ketten oder unabhängig geführt, Gastgewerbebetriebe jeder Größe können von Hotelreservierungssoftware profitieren, einschließlich: Hotels, Bed-and-Breakfast-Einrichtungen, Gasthäuser, Lodges und Resorts. Kleinere Unternehmen ohne eine robuste Hotelmanagementlösung haben viel zu gewinnen von einer dedizierten Reservierungslösung, da sie eine Online-Buchungsmaschine einrichten können, um eine breitere Kundenbasis anzuziehen. Für große Unternehmen wird ein zentrales Reservierungssystem unerlässlich, um Buchungen von einem globalen Publikum zu verwalten.
Die Gastgewerbebranche ist mit Optionen übersättigt, und Hoteliers können diese Tools nutzen, um sich einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen zu verschaffen, die möglicherweise noch veraltete Papiermanagementsysteme verwenden. Diese Lösungen ermöglichen es Unternehmen mit minimalem Personal, große Arbeitslasten zu bewältigen, die ohne Softwareautomatisierung überwältigend wären. Ein etabliertes Buchungs- und Reservierungssystem zentralisiert tägliche Hotelmanagementoperationen, verbessert die Transparenz und die Kommunikation des Personals.
Rezeptionisten — Rezeptionisten verlassen sich auf Hotelreservierungssoftware, um die Echtzeit-Zimmerverfügbarkeit zu überwachen und Gästen beim Ein- und Auschecken zu helfen. Kundeninformationen und zugehörige Buchungsdaten können von einer Konsole aus abgerufen werden, unabhängig davon, wo die Reservierung ursprünglich vorgenommen wurde. Diese Tools helfen auch bei der Bestimmung der Aufgabenpriorität für Zimmerwartungsdienste, wie das Reinigen neu freigegebener Zimmer, bevor die nächsten Gäste das Zimmer beziehen.
Marketingteams — Hotelreservierungstools entsperren Datentrends, die Marketingteams helfen, ein Unternehmen so zu positionieren, dass es seine Auslastung das ganze Jahr über maximiert. Darüber hinaus können Unternehmen bewerten, welche Buchungskanäle unterdurchschnittlich abschneiden, und entscheiden, mehr Ressourcen darauf zu verwenden, Verkäufe zu sichern. Für kleinere Unternehmen, die nicht oder nicht bereit sind, OTAs zu bezahlen, um auf ihrer Website gelistet zu werden, bieten Hotelreservierungsplattformen Website-Erstellungsfunktionen, die Vermarkter nutzen können, um Direktbuchungen zu steigern.
Reisebüros — Einige Tools bieten spezialisierte Schnittstellen, um Reisebüros und verwandten Arrangement-Agenturen zu helfen, den Umsatz zu steigern. Agenten können nach Unterkünften suchen, die den Vorlieben der Reisenden entsprechen, und problemlos auf Werberaten zugreifen, die ein Hotel möglicherweise anbietet.
Funktionen der Hotelreservierungssoftware
Reservierungsmanagement — Die Hauptfunktion der Hotelreservierungssoftware besteht darin, Reservierungen aufzuzeichnen und ein Echtzeit-Raster für verfügbare und belegte Zimmer zu führen. Typischerweise umfasst dies ein farbcodiertes Managementsystem zur Verfolgung der Belegung. Wenn ein Gast seine Reservierung vornimmt, zentralisiert das System diese Daten in einer Oberfläche für Hoteliers, um Überbuchungen und damit verbundene Fehler zu vermeiden. Sowohl Gäste als auch Personal können diese Reservierungen bei Bedarf anpassen. Einige Lösungen ermöglichen es Unternehmen, die ursprüngliche Kanalquelle jeder Reservierung zu verfolgen.
Preismanagement — Hotelreservierungstools ermöglichen es Gästen, Treuepunkte anzuwenden und gezielte Aktionen sowie Preise zu nutzen, die für bestimmte Zeiten des Jahres spezifisch sind. Über alle Kanallisten hinweg können Zimmerpreise aktualisiert werden, um die aktuellen Preise widerzuspiegeln.
Gästedatenmanagement — Reservierungssysteme zeichnen alle relevanten Kundeninformationen auf, wenn Buchungen vorgenommen werden, einschließlich Telefonnummern, E-Mails, Zahlungspräferenzen, Mitgliedsstatus, andere Präferenzen und frühere Besuche. Mit diesen Informationen können Gastgewerbebetriebe gezielte Aktionen an bestimmte Gäste vermarkten, die Identität zu Sicherheitszwecken überprüfen, Gäste kontaktieren, wenn Probleme auftreten, und letztendlich das Gästeerlebnis verbessern. Diese Daten helfen auch den Mitarbeitern bei der Berichterstattung über monatliche Buchungstrends.
Buchungsmaschine — Diese Tools ermöglichen es Unternehmen, Reservierungen direkt von ihrer Website oder mobilen Anwendungen zu akzeptieren, die jetzt als wesentliche Funktionen gelten. Rezeptionisten können auch persönliche Reservierungen bearbeiten. Die Zimmerverfügbarkeit wird in Echtzeit aktualisiert und mit anderen Kanallisten synchronisiert, um Genauigkeit zu gewährleisten. Robustere Lösungen bieten zusätzliche Website-Anpassungsfunktionen, um das Marketing zu unterstützen und Rabatte und Aktionen anzuwenden.
Sichere Zahlungsabwicklung — Sowohl vor Ort als auch online ermöglichen diese Tools eine schnelle Kreditkartenabwicklung in Bezug auf Zahlungen und Rückerstattungen. Einige integrieren sich auch mit POS-Hardware. Kreditkarten werden konform verarbeitet, und alle Verkaufsdaten werden sicher gespeichert, um Umsatz- und Zahlungshistorien zu verfolgen.
Zusätzliche Funktionen
Stundenbuchungen — Hotelreservierungstools bieten manchmal spezialisierte Reservierungslisten für Stundenbuchungen, wie Spa-Termine im Hotel oder kürzerfristige Unterkünfte. Diese funktionieren genauso wie traditionelle Listen und ermöglichen es Kunden, die Echtzeit-Verfügbarkeit über die Buchungsmaschine zu sehen.
GDS-Integration — Die meisten Reservierungssysteme haben die Möglichkeit, sich mit einem bestehenden globalen Distributionssystem (GDS) zu integrieren, was die Sichtbarkeit und den Umsatz massiv steigert. Ein GDS ist ein Netzwerk, das Transaktionen zwischen Unternehmen erleichtert und als Hauptvertriebskanal dient. Diese werden hauptsächlich von Reisebüros genutzt, die im Auftrag von Kunden buchen, da sie den umfassendsten Überblick über verfügbare Listen und Preise bieten. Hotels, die an ein GDS angeschlossen sind, können ihre Listungsinformationen, Preise und Inventar von einem einzigen Berührungspunkt aus verwalten.
Für kleinere Unternehmen ist der Zugang zu einem GDS möglicherweise nicht machbar. Hotels zahlen in der Regel eine anfängliche Einrichtungsgebühr sowie Transaktionsgebühren für jede Buchung auf individueller Basis. In einigen Fällen können auch Agenturgebühren anfallen. Die vier großen GDS-Systeme, die Hotels heutzutage noch nutzen, sind Worldspan, Amadeus, Galileo und Sabre. Hotels müssen sich an ein GDS wenden, um die Genehmigung zu erhalten, bevor sie sich mit dem System verbinden. Diese Systeme sind ein wichtiger Vertriebskanal und sollten genutzt werden, um die Sichtbarkeit und den Umsatz zu maximieren.
Trends im Zusammenhang mit Hotelreservierungssoftware
Erweiterte und virtuelle Realität — Sowohl AR- als auch VR-Tools können Vermarktern helfen, die Buchungsentscheidung für potenzielle Gäste zu verbessern. Dreidimensionale Ansichten eines Hotelzimmers, des gesamten Anwesens und seiner umliegenden Geschäfte und Umgebung könnten der entscheidende Faktor sein, um mehr Verkäufe zu erzielen.
Mobile Konversion — Desktop-Buchungen bringen weiterhin den größten Umsatzanteil für Hotels, aber mobile Geräte treiben den meisten Verkehr auf Hotelwebsites. Mehr Gastgewerbebetriebe legen größeren Wert auf mobile Optimierung, um ihre Website und Buchungsmaschine zu verbessern, damit mehr Gäste direkt von ihren Handys aus reservieren. Dazu gehören einfach zu navigierende Schnittstellen und Funktionen wie die Speicherung von Zahlungen für häufige Reisende, um Zeit bei der Reservierung zu sparen.
Potenzielle Probleme mit Hotelreservierungssoftware
Begrenztes Kundenbeziehungsmanagement — Da die Gastgewerbebranche weiterhin den Fokus auf die Verbesserung des Gästeerlebnisses legt, benötigen Unternehmen Tools, die starke Kundenbeziehungen unterstützen. Insbesondere kleinere Unternehmen müssen ihre Treueprogramme effektiv verwalten, um mit größeren Ketten zu konkurrieren. Während Hotelreservierungssoftware einige wichtige Kundeninformationen speichert, bieten nicht alle Systeme genügend Funktionalität, um Kundenbeziehungen ausreichend zu verwalten. Dies lässt Unternehmen schlecht gerüstet, um Gästeinteraktionen zu personalisieren, und die Marketingstrategie leidet. Viele bestehende Produkte fehlen die Integration mit robusteren CRM-Tools.
Datenschutz — Während webbasierte Buchungsdienste bequemer sind, sind Hotelwebsites oft ungesichert und lassen Kundendaten anfällig für Verstöße. Am häufigsten stellen Bestätigungs-E-Mails für Hotelbuchungen die größte Sicherheitsbedrohung dar, da Hotelketten oft keine Verschlüsselung oder sichere Datenhosting bieten. Darüber hinaus werden Verbraucherdaten häufig mit Drittanbieterseiten und anderen Werbetreibenden geteilt. Gastgewerbebetriebe beginnen, auf Cybersicherheitstrends zu reagieren und arbeiten daran, mit GDPR, PCI und anderen Datenschutzgesetzen konform zu werden, die den Datenschutz der Gäste gewährleisten. Einige zentrale Reservierungssysteme entsprechen bereits diesen bestehenden Gesetzen und sparen Unternehmen Zeit und Mühe.
Software und Dienstleistungen im Zusammenhang mit Hotelreservierungssoftware
Hotelmanagementsoftware — Hotelmanagementlösungen helfen, alle Aspekte des täglichen Hotelbetriebs zu verwalten, einschließlich Reservierungen. Diese Tools verwalten das Zimmerinventar und helfen bei der Bearbeitung aller Buchungen und Stornierungen. Die meisten Hotelreservierungstools können in Hotelmanagementplattformen integriert werden, wenn die Funktionalität nicht bereits vorhanden ist.
Immobilienmanagementsoftware — Ähnlich wie Hotelmanagement-Tools wird Immobilienmanagementsoftware hauptsächlich in der Immobilienbranche verwendet, um Gewerbeimmobilien wie Wohnungen oder Eigentumswohnungen zu verwalten. Diese Tools führen auch eine aktualisierte Liste verfügbarer Zimmer zur Miete oder zum Kauf.
Kanalmanagementsoftware — Viele Hotelreservierungstools bieten entweder Kanalmanagementfunktionen oder integrieren sich direkt mit Kanalmanagementsoftware. Diese Lösungen überwachen Zimmerlisten über eine Vielzahl von Buchungskanälen und stellen sicher, dass Preise und Verfügbarkeit genau sind, um Buchungskonflikte zu vermeiden. Sie zentralisieren auch alle Buchungsinformationen von mehreren Websites in einer zentralen Oberfläche für eine einfache Überwachung.
